社内の重要な役割を担ったり、社会人として活かせるスキルが身に付く人気の事務職。
入社したい会社の選考で残っていくためには、履歴書の志望動機の内容が大切になってきます。
そこで今回は、おしごと百花の日本全国で40万件のアルバイト・パート情報を扱う経験を活かし、次の6点について解説します。
- 主な事務職の種類
- 事務職に求められる能力やスキル
- 事務職の志望動機におけるポイント
- 読みやすい志望動機を書く手順
- 事務職の志望動機の例文
- 事務職の面接における注意点
それでは、本文をご覧ください。
カフェアルバイトの志望動機が知りたい方は「【例文付き】カフェバイトの志望動機の書き方とポイント」、アパレルバイトの志望動機が知りたい方は「【例文付き】アパレルバイトの志望動機の書き方（高校生・学生・主婦）」をご覧ください。
主な事務職の種類
主なオフィス系の事務職は、次の5種類にわかれます。
- 一般事務
- 営業事務
- 経理事務
- 人事事務
- 総務事務
医療事務などの事務職もありますが、オフィス事務に限定して解説します。
一般事務
企業の事務処理やデータ入力、来客応対などを行う職種です。幅広い業務をカバーすることが求められるため、汎用性の高いスキルが必要とされます。
募集要項に事務職としか示されていない場合は、一般事務である可能性が高いでしょう。
営業事務
営業部門での事務処理や営業支援業務を行う職種です。
顧客情報管理や見積書や請求書の発行などを担当することが多く、営業活動を円滑に進めるためには高いコミュニケーション能力が必要とされます。
会社によっては、営業資料の作成やプレゼンテーションの準備を行う場合もあります。
経理事務
企業の経理部門での事務処理を行う職種です。
経理帳票の作成や支払い処理、経費精算、決算書類の作成などを担当することが多く、正確な数字の処理能力が求められます。
人事事務
企業の人事部門での事務処理を行う職種です。
採用や雇用管理、労務管理、社員情報管理などを担当することが多く、法律や制度に詳しく、細かな作業にも慣れていることが求められます。
総務事務
企業の総務部門での事務処理を行う職種です。
オフィスの管理や設備管理、備品管理などを担当することが多く、社内の運営に関わる業務が求められます。また、社内イベントの企画や運営も担当することがあるため、企画力や交渉力が必要とされます。
事務職に求められる能力やスキル
事務職には全般的に「PCスキルや文章作成能力」「コミュニケーション能力」「組織力や時間管理能力」が求められます。
PCスキルや文書作成能力
事務作業にはパソコンを使用することが多く、正確なデータ入力や文書作成などの基本的なスキルが求められます。
ExcelやWordなどの基本的なオフィスソフトの知識、契約書や請求書の作成に関するスキルなどが必要です。
部門によっては、プレゼンテーション資料や提案書の作成も担当する場合があるため、パワーポイントを使ってデザインやレイアウトを意識した資料を作成したり、グラフや表を使ってわかりやすく情報をまとめることも重要です。
コミュニケーション能力
事務職は、上司や同僚との円滑なコミュニケーションが求められます。そのため、的確かつ適切な報告や連絡、説明ができる能力が必要とされます。
短い時間で正確に説明を行うために結論から述べるように心がけましょう。
組織力や時間管理能力
事務職は、複数の業務を同時にこなすことが求められます。そのため、組織力が必要とされます。また、締め切りや優先順位の変更にも柔軟に対応できる時間管理能力が求められます。
スケジュール管理アプリや手帳使い、適切にスケジュールを管理すると良いでしょう。
事務職の志望動機におけるポイント
事務アルバイトに志望動機を書く際には、次の3つのポイントがあります。
- 企業の事業内容や理念を調べる
- 事務職の役割や業務内容を理解する
- 経験やスキルを具体的にアピールする
企業の事業内容や理念を調べる
応募する企業がどのような業界で、どのような理念を持っているか事前に調べることが重要です。
会社からすれば、採用した人がすぐに辞めてしまうのは時間とコストが無駄になってしまうため、能力の高い人材をできるだけ長く雇用することを考えています。
そのため、企業の事業内容や理念を調べた上で、自分のスキルや経験をあわせてアピールするといいでしょう。
事務職の役割や業務内容を理解する
事務アルバイトは、業界や会社によって仕事内容に幅があります。事務処理や書類管理、来客対応など、様々な業務を担当することがあるため、企業が何を求めているか可能な限り把握します。
大抵は募集要項に業務内容が書かれているため、求められている役割を把握してから志望動機を書きましょう。
企業の求める役割とずれないようにすることが大切です。
経験やスキルを具体的にアピールする
事務アルバイトに求められる「PCスキル」「コミュニケーション能力」「組織力」などのスキルについて、どのくらいのレベルの能力を有しているのか具体的にアピールします。
また、「○○年経験しました」などと数値を入れてあげると、客観的に判断しやすくなります。
ポイントとしては、採用担当者が志望動機を読んだだけで「この人は○○の経験をこれだけしているから、スキルがありそうだな」と具体的にイメージできるように書くのがいいでしょう。
読みやすい志望動機を書く手順
志望動機を書く際には、次の手順で作っていくとキレイで読みやすい文書が構成できます。
- 志望動機の大枠を決める
- 具体的な事例や経験を挙げて説明する
- 200-300文字で簡潔にまとめる
ステップ1. 志望動機の大枠を決める
まずは、どのような理由で事務職に興味を持ったのか、大まかな志望動機の方向性を決めましょう。
例えば「PCで細かい作業をするのが得意で事務の仕事が自分に合っていると感じた」というような理由が挙げられます。
このような大枠を決めることで、志望動機の方向性を定め、文章をまとめやすくなります。
ステップ2. 具体的な事例や経験を付け加える
ステップ1で作成した大枠に、具体的な事例や経験を理由として付け加えましょう。
例えば、過去のアルバイト経験が活かせる、学生時代の経験から志望するなど、採用担当者が納得するような理由を付け加えることが重要です。
まずは箇条書きで書き出しておいて、ある程度内容がまとまってきたら文章化していきましょう。
ステップ3. 200-300文字で簡潔にまとめる
ステップ1、ステップ2を踏まえて、簡潔な文章でまとめます。
1行目に結論である志望理由を書き、志望理由をそのあとに簡潔にまとめます。
合計200文字から300文字程度読みやすい文量なので、アピールしようとあれこれ書かず、ポイントを絞って書いてください。
また、正しい日本語や丁寧な表現を心がけることも大切なので、敬語を意識して書いてください。
事務職の志望動機の例文
主なオフィス事務職である「一般事務」「営業事務」「経理事務」「人事事務」「総務事務」それぞれの例文を紹介します。
事務職は全般的にPCスキルが求められるため、PCスキルについてアピール。
一般事務
一般事務の例文
学生時代にMOS資格（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト資格）を取得しており、事務作業には自信があります。PCは10年ほど使用しているため、基本的な操作も素早く行えます。貴社の「○○」という理念に惹かれ、会社の成長に貢献したいと思っています。自分のスキルを活かし、貴社に貢献できるように精一杯取り組ませていただきます。
営業事務
営業事務の例文
新規開拓や既存顧客のフォローアップを行う営業チームに入り、事務業務のサポートをさせていただくことを希望いたします。前職では5年間営業を経験し営業資料の作成、見積書や請求書の作成も行ってきました。スピード感を重要視しているため、営業の負担にならないよう業務進行を目指していきます。また、自身も積極的に情報収集や勉強会に参加し、成長していきたいと考えています。
経理事務
経理事務の例文
経理事務の仕事は、正確性やデータ解析力が求められることが多く、○○学部で学んでいる私が得意とする分野でもあります。企業の財務や経営に直接関わる重要な役割を担っており、その責任感とやりがいに魅力を感じます。与えられた仕事はもちろん、常に業務改善や効率化の視点を持ち、業務の効率化を図ることで組織に貢献したいと考えています。
人事事務
人事事務の例文
企業の人材育成や採用活動に関わり、人材戦略を支えることができることに魅力を感じ志望しました。学生時代には生徒会に3年間所属し、生徒と向き合いながら学校生活の改善に努めてきました。生徒会では書記を務めていたこともあり、基本的なPC操作は問題ありません。社員の成長を支援することで、会社の成長にも貢献できると考えています。常に改善や効率化を意識して組織に貢献できる人材になりたいと考えています。
総務事務
総務事務の例文
社員が働きやすい環境を作り、企業の発展に貢献することができる総務事務の仕事に興味があります。私自身も、前職で社員の福利厚生に関わる仕事を6年間担当しており、その経験を生かして、総務事務の仕事に取り組みたいと考えています。貴社の取り組む事業は、社会に貢献する意義のある事業だと考えており、その価値を提供するために必要な総務事務の役割に興味を持ちました。即戦力で貢献できるよう精一杯取り組ませていただきます。
事務職の面接における注意点
事務職はオフィス内の勤務の場合が多いため、最低限のビジネスマナーや常識が求められます。採用担当者は、挨拶や敬語の使い方、ビジネスマナーを見ています。
カフェバイトやアパレルバイトなどと比較すると、どうしてもビジネス色が強くなる傾向にあるので話す内容以外にも意識を向けておきましょう。
面接時の所作や服装や髪型の乱れ、話し方、履歴書の文字のきれいさなどから人柄が判断されるため、面接に臨む前には、自分自身の印象や表情、話し方などもチェックしておきましょう。
中には、服装自由の面接もありますが、ビジネスマナーを意識した服装で臨みましょう。
履歴書や職務経歴書に誤字脱字があったり、折り曲っているなどはマイナスな印象を与えかねないので、注意して作成するといいでしょう。
まとめ
今回は、事務職の志望動機について、事務職の種類や例文について解説してきました。
事務バイトに求められるスキルは「PCスキルや文章作成能力」「コミュニケーション能力」「組織力や時間管理能力」です。これらを整理して志望動機を作成していきましょう。
特にPCスキルは必須スキルとなるので、オフィス事務として働きたい方は、最低限MOSの基本操作は身に着けておくといいでしょう。
履歴書の志望動機は面接に繋げるため、そして面接の自己紹介にも重要な要素です。今回紹介した構成や例文を参考に、熱意のある志望動機を作成してみてください。
あわせて、自己紹介だけでなく面接の持ち物や服装も合否を決める重要なポイントなので事前にチェックしておくといいですよ。
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